Κρατήσεις αιθουσών-Πολιτική διαχείρισης για σκοπούς εκδηλώσεων

Πολιτική διαχείρισης

Προτεραιότητα χρήσης για όλες ανεξαίρετα τις αίθουσες διδασκαλίας, τα διδακτικά εργαστήρια και τους χώρους συνεδριάσεων, έχουν τα μαθήματα, βάσει του ωρολογίου προγράμματος που ετοιμάζεται κεντρικά από την Υπηρεσία Σπουδών και Φοιτητικής Μέριμνας.

Αναλόγως διαθεσιμότητας, οι αίθουσες/υποδομές του Παενπιστημίου μπορούν να διατίθενται για συνέδρια, σεμινάρια, ημερίδες, διαλέξεις, συναντήσεις εργασίας και πολιτιστικά γεγονότα, που πραγματοποιούνται είτε από οντότητες του Πανεπιστημίου είτε από συνεργαζόμενους φορείς και άλλα κοινωνικά σύνολα. Το Πανεπιστήμιο διαθέτει εξειδικευμένο και έμπειρο τεχνικό προσωπικό για τη στήριξη των εκδηλώσεων αυτών.

Λόγω της αυξανόμενη ζήτηση για τους χώρους/αίθουσες του Πανεπιστημίου, έχει διαμορφωθεί πολιτική διαχείρισης και χρέωσης των χώρων/αιθουσών του Πανεπιστημίου (εδώ).

Δικαιούχοι χρήσης αιθουσών/χώρων

  • Οι Πρυτανικές Αρχές, οι Σχολές, τα Τμήματα, οι Υπηρεσίες, η Φοιτητική Ένωση (περιλαμβανομένου των φοιτητικών παρατάξεων που εκπροσωπούνται στη Φ.Ε.ΤΕΠΑΚ) και οι Φοιτητικοί Όμιλοι του Πανεπιστημίου (χωρίς χρέωση).
  • Άλλοι φορείς που συνδιοργανώνουν εκδηλώσεις/δραστηριότητες με οντότητες του πανεπιστημίου που αναφέρονται πιο πάνω. Η συνδιοργάνωση προϋποθέτει ότι το Πανεπιστήμιο θα αναγράφεται ως συνδιοργανωτής σε προσκλήσεις, διαφημίσεις και άλλα μέσα προβολής της δραστηριότητας και επίσης θα υπάρχει συμμετοχή του Πανεπιστημίου στο πρόγραμμα της εκδήλωσης (χωρίς χρέωση).
  • Μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα Οργανισμοί όπως, σωματεία, σύλλογοι, πολιτιστικές ομάδες, κυβερνητικές υπηρεσίες,  νομικά πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, Επιστημονικοί φορείς, Επιμελητήρια εφόσον δεν χρεώνουν με οποιονδήποτε ποσό τους συμμετέχοντες (με καταβολή του λειτουργικού κόστους όπως αναφέρετε αναλυτικά στις Χρεώσεις, εξαιρουμένου του δικαιώματος χρήσης της αίθουσας/χώρου). Περιλαμβάνονται πολιτικά κόμματα, ωστόσο εξαιρούνται εκδηλώσεις προεκλογικού περιεχομένου ή που αφορούν εσωκομματικές εκλογικές διαδικασίες.
  • Φυσικά ή νομικά πρόσωπα (κερδοσκοπικού χαρακτήρα), ιδιωτικοί οργανισμοί και εταιρείες (με την καταβολή του συνόλου της χρέωσης - Δικαίωμα χρήσης αίθουσας/χώρου + Λειτουργικό κόστος, όπως αναφέρονται αναλυτικά στις Χρεώσεις).

Πως διατίθενται οι χώροι/αίθουσες

  • Με την υποβολή από τον ενδιαφερόμενο χρήστη ηλεκτρονικού αιτήματος (εδώ).
  • Το αίτημα για την παραχώρηση του χώρου, προωθείτε από το Κέντρο Εξυπηρέτησης και Πληροφόρησης (ΚΕΠ) της ΥΣΦΜ, στο Γραφείο Εκδηλώσεων, όπου και εγκρίνεται ή απορρίπτεται σύμφωνα με τους όρους της παρούσας πολιτικής. Όπου χρειάζεται, το Γραφείο Εκδηλώσεων θα εξετάσει το αίτημα σε συνεργασία με το Γραφείο Προβολής και Ανάπτυξης.
  • Το ΚΕΠ με το που θα λάβει την έγκριση ή απόρριψη από το Γραφείο Εκδηλώσεων, οφείλει να απαντήσει στον αιτητή. Σε κάθε περίπτωση η απάντηση στον αιτητή θα δίνετε εντός 2 εργάσιμων ημερών από την ημέρα λήψης του αιτήματος, εκτός εάν το Γραφείο Εκδηλώσεων, θεωρεί πως χρειάζονται επιπλέον ημέρες διερεύνησης του αιτήματος όχι όμως πέραν των 5 εργάσιμων ημερών.
  • Με την έγκριση του αιτήματος, το ΚΕΠ ενημερώνει τον αιτητή για την έγκριση του αιτήματος, τον ενημερώνει για τις χρεώσεις και του αποστέλλει ηλεκτρονικά το «Πρωτόκολλο για  χρήση χώρου του ΤΠΚ» (Παράρτημα 3) για την υπογραφή του και επιστροφή στο πανεπιστήμιο.
  • Το ΚΕΠ σε συνεννόηση με το Γραφείο Εκδηλώσεων αποστέλλει το υπογραμμένο «Πρωτόκολλο για  χρήση χώρου του ΤΠΚ» στο Γραφείο Εσόδων της Υπηρεσίας Οικονομικών για την έκδοση του τιμολογίου στην περίπτωση όπου ο αιτητής θα πληρώσει δικαίωμα χρήσης του χώρου.
  • Αίτημα που υποβάλλεται από οφειλέτη του πανεπιστημίου γίνεται δεκτό μόνο μετά την εξόφληση της οφειλής.
  • Αίτημα που περιέχει όρους ή περιορισμούς δεν γίνεται δεκτό.
  • Με τη διευθέτηση της κράτησης ενημερώνονται οι αρμόδιες υπηρεσίες που εμπλέκονται στην τεχνική υποστήριξη. Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης οι διοργανωτές αποτείνονται στους επί καθήκοντι Επιμελητές της Υπηρεσίας Διαχείρισης Περιουσίας. Στοιχεία επικοινωνίας ως ακολούθως:

Επικοινωνία για κρατήσεις: Κέντρο Εξυπηρέτησης και Πληροφόρησης (KEΠ) ΥΣΦΜ. Βασιλική Βασιλείου και Μαρίζα Αλωνεύτη, τηλ. 25002710/11, φαξ. 25002760, emai kep@cut.ac.cy

Επικοινωνία για Επιμελητές: Άννα-Μαρία Θεοδοσίου- Τεχνικός Πολιτικής Μηχανικής, ΥΔΠ, τηλ. 25002434, email annamaria.theodosiou@cut.ac.cy

Επικοινωνία για Κωδικούς Wifi: Helpdesk στο τηλ 25002700, email helpdesk@cut.ac.cy

Επικοινωνία για Eκδηλώσεις: Λειτουργός Γραφείου Φοιτητικής Ζωής, Αποφοίτων και Εκδηλώσεων, ΥΣΦΜ, τηλ. 25002415, φαξ 25002841, email elias.vasiliou@cut.ac.cy

Χώροι και χρεώσεις

Δείτε όλους τους χώρους μέσα από την εικονική περιήγηση (εδώ)

Α) Μισή ημέρα (μέχρι 4 ώρες)

  ΧΩΡΟΣ Δικαίωμα Χρήσης Χώρου    Λειτουργικό κόστος  Σύνολο 
 
1 Αμφιθέατρο 1 στη Στοά Τάσσος Παπαδόπουλος (200 θέσεις) 70     100   170  
2 Αμφιθέατρο 2 στη Στοά Τάσσος Παπαδόπουλος (130 θέσεις) 70   100   170  
3 Αμφιθέατρο Πέυκιος Γεωργιάδης (στο κτήριο Ανδρέας Θεμιστοκλέους) * 70   100   170  
4 Αίθουσες (6) στη Στοά Τάσσος Παπαδόπουλος (60 θέσεις) 50     90   140  
5 Ανδρέας Θεμιστοκλέους  6 Αίθουσες * 50     90   140  
6 Ενιαίος χώρος που δημιουργείται με τη συνένωση Αφμ. 1 + 2 στη Στοά Τάσσος Παπαδόπουλος  150     100   250  
7 Εσωτερικό αίθριο Στοάς Τάσσος Παπαδόπουλος  150     100   250  
8 Υπαίθριος χώρος: προαύλιο κτηρίου Ανδρέας Θεμιστοκλέους  150     100   250  
9 Αίθουσα Κτισις 150     100   250  
10 Εσωτερικό αίθριο (φουαγιέ) Α.Θεμιστοκλέους 70     100   170  
11 Αίθουσες Υπολογιστών 2 Στοά Λανίτη 120     80   200  
* Επιπρόσθετη Χρέωση για χρήση εσωτερικού αιθρίου (φουαγέ) Α.Θεμιστοκλέους      100   100  

Ολόκληρη μέρα (4+ μέχρι 8 ώρες)

  ΧΩΡΟΣ Κόστος χρήσης Χώρου    Λειτουργικό κόστος  Σύνολο 
 
1 Αμφιθέατρο 1 στη Στοά Τάσσος Παπαδόπουλος (200 θέσεις) 120     180   300  
2 Αμφιθέατρο 2 στη Στοά Τάσσος Παπαδόπουλος (130 θέσεις) 120     180   300  
3 Αμφιθέατρο Πέυκιος Γεωργιάδης (στο κτήριο Ανδρέας Θεμιστοκλέους) * 120     180   300  
4 Αίθουσες (6) στη Στοά Τάσσος Παπαδόπουλος (60 θέσεις) 80     160   240  
5 Ανδρέας Θεμιστοκλέους  6 Αίθουσες * 80     160   240  
6 Ενιαίος χώρος που δημιουργείται με τη συνένωση Αφμ. 1 + 2 στη Στοά Τάσσος Παπαδόπουλος  200     160   360  
7 Εσωτερικό αίθριο Στοάς Τάσσος Παπαδόπουλος  200     160   360  
8 Υπαίθριος χώρος: προαύλιο κτηρίου Ανδρέας Θεμιστοκλέους  200     160   360  
9 Αίθουσα Κτισις 200     160   360  
10 Εσωτερικό αίθριο (φουαγιέ) Α.Θεμιστοκλέους 120     180   300  
11 Αίθουσες Υπολογιστών 2 Στοά Λανίτη 150     150   300  
* Επιπρόσθετη Χρέωση για χρήση εσωτερικού αιθρίου (φουαγέ) Α.Θεμιστοκλέους      100   100  

 

Πρωτόκολλο χρήσης

ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΓΙΑ ΧΡΗΣΗ ΧΩΡΟΥ

Κατόπιν αιτήματος του/της ………………………………………………… παραχωρείται η αίθουσα / χώρος ………………………………………………………….... για την ημερομηνία ………………… από ……… μέχρι ……….

Το κόστος ανέρχεται στα €……..          

  •  Το 100% της αξίας της χρέωσης καταβάλλεται πριν την εκδήλωση.
  •   Με την υπογραφή πρωτοκόλλου , ο ενδιαφερόμενος / διοργανωτής αναλαμβάνει πλήρως την ευθύνη για τη διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων του Πανεπιστημίου που παραλαμβάνει και ευθύνεται στο ακέραιο για κάθε απώλεια ή φθορά αυτών.
  •   Αμέσως μετά τη λήξη της εκδήλωσης ή του συνέδριου, οι χώροι και τα υλικά παραδίδονται στο Πανεπιστήμιο πάλι με πρωτόκολλο, στο οποίο αναγράφονται οι τυχών απώλειες ή φθορές καθώς και η αποτίμησή τους από την Υπηρεσία Διαχείρισης Περιουσίας και την Υπηρεσία Συστημάτων Πληροφορικής και Τεχνολογίας.
  •   Το Πανεπιστήμιο δικαιούται να ελέγχει οποτεδήποτε την τήρηση των συμφωνηθέντων.

Απαγορεύεται:

  • Η χρήση χώρων που δεν έχουν διατεθεί
  • Η μεταβολή της διαρρύθμισης των χώρων, χωρίς γραπτή άδεια από το Πανεπιστήμιο 
  • Η χρήση των χώρων για λόγους διαφορετικούς από εκείνους που αναφέρονται στην αίτηση
  • Η επικόλληση αφισών ή αυτοκόλλητων και η ανάρτηση ή στερέωση αντικειμένων με καρφιά σε οποιοδήποτε χώρο ή/και η τοποθέτηση διαφημίσεων.
  • Η μεταφορά φαγητού ή ποτών εντός των αιθουσών.
  • Η υπεκμίσθωση των διατιθεμένων χώρων (ολική ή μερική) ή η δωρεάν διάθεση σε τρίτους.

Επιπλέον:

  • Ο ενδιαφερόμενος/διοργανωτής  είναι υποχρεωμένος να αποκαταστήσει κάθε ζημιά που προκλήθηκε κατά την διάρκεια της χρήσης της αίθουσας.
  • Το Πανεπιστήμιο δεν ευθύνεται για πραγματικά ελαττώματα ή ελλείψεις των χώρων που παραχωρεί προς χρήση, ούτε για απώλειες, βλάβες ή φθορές υλικών που εισάγονται στους χώρους πραγματοποίησης του συνεδρίου ή της εκδήλωσης.
  • Ο ενδιαφερόμενος/διοργανωτής είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για κάθε ατύχημα που ενδεχομένως θα προκληθεί κατά τη διάρκεια των εκδηλώσεών τους στους χώρους που τους παραχωρούνται. Το Πανεπιστήμιο δεν υπέχει οποιαδήποτε ευθύνη, σε περίπτωση δε που θα θεωρηθεί τυχόν υπόλογο έναντι τρίτων, οι χρήστες είναι υποχρεωμένοι να αποκαταστήσουν κάθε ζημιά του (υλική ή ηθική) από τον λόγο αυτό.
  • Οι τυχόν ανεξόφλητες χρηματικές ή άλλες οφειλές προς το Πανεπιστήμιο επιβαρύνονται με νόμιμο τόκο κατά μήνα από την έκδοση του σχετικού τιμολογίου.

Η τήρηση του πρωτοκόλλου αυτού γίνεται αποδεκτή και υπογράφεται ως εξής:

Ημερομηνία: -------------------------     Υπογραφή Αιτητή: -----------------------------------------------------

Ονοματεπώνυμο Αιτητή: ------------------------------------------------